보고서 작성의 법칙: 줄이기, 강조하기, 그리고 외형률!

현대의 비즈니스 환경에서는 보고서 작성이 필수적이다. 각종 회의와 의사결정 과정에서 필수적으로 요구되는 보고서는 정보의 전달뿐만 아니라 기업의 이미지와 직결되기 때문에, 그 중요성은 더욱 커지고 있다. 그러나 많은 사람들이 보고서를 작성할 때 지나치게 복잡한 표현을 사용하거나 불필요한 단어를 남발해 내용을 왜곡하거나 흐릿하게 만드는 경우가 많다. 본 글에서는 보고서 작성에서 간결하고 효과적인 표현법을 통해 독자가 쉽게 이해하고, 정보를 빠르게 파악할 수 있는 방법에 대해 살펴보겠다.

 

1. 불필요한 단어 제거하기

첫 번째로, ‘적·의’를 보이는 ‘것·들’ 중 대부분은 지워도 된다. 예를 들어, “무인기기를 통해 24시간 환전할 수 있는 시간적·장소적 제약 완화”라는 문장은 “무인기기를 통해 24시간 환전할 수 있는 시간·장소 제약 완화”로 간결하게 줄일 수 있다. 이런 식으로 반복되는 표현을 최소화하면 문장은 더욱 명확해진다. 이처럼 글을 쓰면서 필요한 내용만 남기고 불필요한 수식어를 제거하는 습관을 기르는 것이 중요하다.

 

2. 능동태 활용하기

보고서는 가능한 한 능동태로 작성하는 것이 좋다. “OO기술 개발로 200억 규모의 부가가치가 창출됩니다.”라는 문장은 수동태로 쓰였기 때문에, 독자가 메시지를 이해하는 데 어려움이 있을 수 있다. 반면에 “OO기술 개발로 200억 규모의 부가가치를 창출합니다.”라고 능동태로 작성하면, 문장이 더 명확하고 강렬해진다. 따라서, 보고서를 작성할 때는 능동적인 표현을 적극 활용하는 것이 필요하다.

 

3. 상황 강조하기

진행 중인 상황을 강조하고자 ‘~하고 있는’, ‘~하고 있다’와 같은 표현보다는 ‘~하는’, ‘~한다’와 같은 간결한 형태로 바꾸는 것이 좋다. 예를 들어, “현재 진행하고 있는 홍보콘텐츠 질 개선”은 “현재 진행하는 홍보콘텐츠 질 개선”으로 간결하게 표현할 수 있다. 이런 변화는 독자가 쉽게 내용을 파악하는 데 큰 도움이 된다.

 

4. 의미 있는 반복과 중복 제거

보고서에서 의미 있는 반복은 좋지만, 중복은 피해야 한다. 중복된 표현은 독자에게 혼란을 줄 수 있으므로, 문장 내에서 같은 의미의 단어를 반복적으로 사용하지 않도록 주의해야 한다. “시범을 보여주다”와 같은 표현은 이미 ‘보여주다’라는 의미를 내포하고 있으므로 “시범을 하다”로 바꾸는 것이 좋다. 이처럼 중복된 표현은 과감하게 삭제하여 보고서를 더 명확하게 만들 수 있다.

 

5. 외형률 고려하기

보고서를 작성할 때는 외형률도 고려해야 한다. 예를 들어, “발길 끊기고, 지갑 닫히고, 지역 쏠리고”와 같은 표현은 단어의 장단을 고려하여 리듬감을 줄 수 있다. 음수율, 음위율, 음성률을 적용해 글자 수를 일정하게 배치하면 독자가 내용을 보다 쉽게 파악할 수 있다. 따라서 보고서를 작성할 때는 이런 외형률을 적용하여 가독성을 높이는 방법도 유념해야 한다.

 

결국, 보고서를 작성할 때는 간결하고 효과적인 표현이 중요하다. 불필요한 단어를 제거하고, 능동태를 활용하며, 중복을 피하고, 외형률을 고려함으로써 독자가 쉽게 이해할 수 있는 보고서를 만들어야 한다. 중소기업의 실무 담당자들에게 이러한 점들은 향후 보고서를 작성하는 데 있어 큰 도움이 될 것이다. 결과적으로, 보고서의 품질을 높이는 것은 기업의 전반적인 이미지를 향상시키는 데 기여할 것이며, 이는 실무 담당자의 직무 수행 능력을 한층 더 높일 수 있는 계기가 될 것이다.