프로처럼 보고서 작성하기! 간단한 규칙으로 시작하는 가독성

보고서 작성은 모든 비즈니스 환경에서 필수적인 요소입니다. 하지만 많은 사람들은 보고서를 작성하는 데 어려움을 겪고 있습니다. 특히, 긴 문장과 중복된 표현, 비효율적인 구조로 인해 보고서의 품질이 저하되는 경우가 많습니다. 이를 해결하기 위해서는 키워드 중심의 구성과 가독성을 높이는 전략이 필요합니다. 본 글에서는 보고서를 효과적으로 작성하기 위한 여러 전략과 기법을 제시하여, 독자가 읽기 쉽고 전달력이 강한 보고서를 만드는 데 도움을 주고자 합니다.

 

1. 키워드 중심의 구성

보고서를 작성할 때 가장 중요한 것은 키워드 중심으로 내용을 정리하는 것입니다. 많은 내용을 단순히 나열하는 것보다는 핵심 키워드를 중심으로 구조화하는 것이 효과적입니다. 예를 들어, 고객 만족도 조사를 다룰 경우 "만족도", "서비스", "재구매 의사"와 같은 키워드를 설정하고 이에 따라 내용을 정리하면 독자가 쉽게 내용을 이해하고 흐름을 따라가기 쉬워집니다. 또한, 표와 도식화 패턴을 사용하면 내용을 입체적으로 구성할 수 있습니다. 이를 통해 단순한 나열에서 벗어나 독자의 시각적 관심을 끌 수 있습니다.

 

2. 효율적인 자료 준비

보고서 작성을 위해 미리 다양한 구성의 표를 준비해두면 시간과 노력을 절약할 수 있습니다. 필요한 내용에 따라 기존의 표를 복사해 수정하는 방식으로 간편하게 작업할 수 있습니다. 예를 들어, 매출 분석 보고서의 경우 연도별 매출, 제품군별 매출 등의 테이블을 미리 제작해두면, 매년 보고서를 작성할 때마다 매출 수치만 수정하면 됩니다. 이러한 준비는 반복적인 작업에서 오는 피로감을 줄이고, 정확성과 일관성을 높이는 데 기여합니다.

 

3. 두괄식 구성의 장점

보고서는 결론을 먼저 제시하는 두괄식 구성이 가장 효과적입니다. 이는 독자가 보고서의 핵심 메시지를 빠르게 파악할 수 있도록 도와줍니다. 그러나 때로는 충분한 설명이 필요할 수 있습니다. 이러한 경우에는 중간 요약을 통해 주요 내용을 정리하는 방법이 유용합니다. 예를 들어, 처음에 결론을 제시한 후, 각 소주제를 다루면서 중간 중간 핵심 포인트를 요약해주면 독자는 내용을 더 잘 이해할 수 있습니다.

 

4. 가독성을 높이는 글꼴과 색상 선택

가독성을 높이기 위해서는 글꼴의 통일이 중요합니다. 하나의 글꼴만 사용하는 것이 아니라, 헤드라인, 본문, 참고 문헌 등 각 요소에 맞는 글꼴 패밀리를 사용하는 것이 좋습니다. 또한 색상 선택에서도 원색 사용을 자제하고 무채색을 활용하는 것이 바람직합니다. 무채색도 명암 조절을 통해 다양한 표현이 가능하며, 포인트 색을 정해 채도를 조절해 사용하는 방식이 효과적입니다. 이러한 요소들은 독자가 정보를 보다 쉽게 파악하도록 도와줍니다.

 

5. 보고서의 구조적 요소

보고서를 작성할 때는 목차를 설계하는 것이 매우 중요합니다. 목차를 통해 전체적인 구조를 꿰뚫고 있어야 하며, 필요한 자료와 논리를 잘 이해하고 있어야 합니다. ‘3의 법칙’을 활용하여 도입-전개-마무리 또는 서론-본론-결론과 같은 형식으로 구성하면 체계적인 보고서 작성이 가능합니다. 이 외에도, 보고받는 사람의 선호하는 스타일을 파악하기 위해 몇 가지 질문을 던지는 것이 좋습니다. 각 보고서에서 중요하게 여기는 요소들을 이해하고 반영하여, 더 효과적인 보고서를 작성할 수 있습니다.

 

번외 1. 최종 보고의 대상과 목적 파악하기

효과적인 보고서를 작성하기 위해서는 최종 보고의 대상이 누구인지, 그 보고의 목적이 무엇인지 명확히 파악해야 한다. 예를 들어, 상사가 필요한 정보는 단순한 데이터보다 전략적 의사결정에 필요한 인사이트일 수 있다. 보고의 목적을 파악하는 것은 보고서의 방향성을 결정짓는 중요한 첫걸음이다. 이를 위해 사전에 상사와의 대화를 통해 구체적인 요구사항을 확인하는 것이 좋다.

번외 2. 기한 확인의 중요성

보고서 제출 기한은 그 작성 과정에서 매우 중요한 요소이다. 기한이 정해져 있다면, 그에 맞춰 자료 수집과 분석을 진행하고, 최종 작성 시간을 확보해야 한다. 기한을 지키지 못할 경우, 단순히 보고서를 작성하는 데 그치는 것이 아니라, 자신의 업무에 대한 신뢰도를 떨어뜨릴 수 있다. 따라서, 기한을 사전에 확인하고 이를 준수하는 것이 필수적이다.

 

번외 3. 보고받는 사람의 선호 스타일 이해하기

상대방의 보고 스타일을 이해하기 위해 다음과 같은 네 가지 질문을 스스로에게 던져야 한다.

1. 디테일을 중요시하는가?
   세부 지표나 백데이터, 그리고 디자인 요소에 신경을 써야 할 경우, 보고서는 내용이 더욱 충실해야 한다.
2. 결론만 보고싶어 하는가?
   메시지를 간결하게 요약하여 전달하는 것이 중요하다. 보고서의 핵심 내용을 한 줄로 정리할 수 있어야 한다.
3. 항상 질문하는 내용이 있거나 어떤 보고서든 반드시 들어가야 한다고 생각하는 항목이 있는가?
   과거에 자주 질문했던 내용을 기억하고, 이를 반영하여 보고서를 작성해야 한다.
4. 잘 썼다고 평가하는 보고서가 있는가?
   평가받았던 보고서를 분석하고, 그 특징을 참고하여 작성하는 것이 좋다.

이러한 질문들은 보고서 작성 시 독자가 원하는 방향으로 내용을 구성할 수 있도록 도와준다.

 

보고서 작성은 단순한 문서 작성이 아닙니다. 이는 정보 전달과 의사소통의 핵심입니다. 따라서, 명확한 구조와 논리적 흐름, 키워드 중심의 구성, 그리고 가독성을 높이는 요소들이 중요합니다. 중소기업 실무담당자는 이러한 전략을 통해 보고서의 품질을 높이고, 상사와 동료들 간의 효과적인 소통을 이끌어낼 수 있습니다. 결국, 잘 작성된 보고서는 기업의 신뢰성을 높이고, 전략적 의사결정에 기여할 수 있습니다.